Afhankelijk van de situatie:
In de salarisverwerkingscockpit, via startmenu HRM: Payroll / Salarisverwerkingscockpit:
Kies de weergave '1. Alle salarisverwerkingen (actueel)', zodat alleen de actuele regel van alle klanten zichtbaar is
Selecteer de regel of regels die dichtgezet moeten worden. Let op: als er geen 'vinkvelden' voor de regels staan, kan je die zichtbaar maken met de toetsencombinatie [Crtl]+[S]). Kies vervolgens de actieknop '2. Dichtzetten'.
Bij elke regel wordt nu een tweede regel met de status 'Verschillen na dichtzetten' aangemaakt. Alle mutaties die nu nog worden ingestuurd, worden 'afgevangen' in deze periode met de status 'Verschillen na dichtzetten'. Je kan nu per medewerker bepalen of de wijzigingen meegenomen moeten worden in de dichtgezette periode.
Meer informatie ofer de werking van de functionaliteit voor het dichtzetten van een periode' staat in onderstaand artikel in de online help van AFAS.
https://help.afas.nl/help/NL/SE/Pay_Proces_Close.htm
In de salarisverwerkingscockpit, via startmenu HRM: Payroll / Salarisverwerkingscockpit, Kies de weergave '1. Alle salarisverwerkingen (actueel)' en klik door op de regel van de gewenste werkgever.
Als er in de voorlopige berekening geen fouten zijn gevonden, dan zijn alle medewerkers 'groen'. Bij rode regels, staat in de kolom 'opm.' wat er precies fout is. Oranje regels zijn meldingen vanuit de Payroll Auditor.
Dubbelklik op de regel van een medewerker om de loonberekening te openen.
Deelscherm 1 toont de bruto - netto berekening
Deelscherm 2 toont de betalingen aan de medewerker
Deelscherm 3 toont payroll auditor meldingen
Deelscherm 4 toont de werkgeverslasten (en, afhankelijk van de gekozen weergave, alle overige looncomponenten die onderdeel zijn van de loonberekening)
Deelscherm 5 toon de grondslagen waarover berekeningen plaatsvinden
Als je dubbelklikt op een regel uit deelscherm 1 of 4 dan wordt de berekening van de betreffende component getoond, inclusief de waarden van alle parameters die bij de berekening gebruikt worden:
Als je dubbelklikt op een regel uit deelvenster 5 (een grondslag) wordt een overzicht getoond van welke looncomponenten intellen in de grondslag:
Verwerk de meldingen die er staan. meldingen kunnen ook genegeerd of uitgezet worden.
Let op: de meldingen zijn er niet voor niets: als de meldingen uitgezet worden op een hoger niveau dan medewerker (werkgever- of cao-niveau dus) dan zullen ze nooit meer verschijnen, ook al warten ze wel nodig!
Ingevoerde loonmutaties (sinds vorige verloning)
Ga naar Startmenu HRM: Payroll / Overzicht / Overzicht loonmutatie, kies de weergave '2. Controle loonmutaties (sinds begin vorige maand)'.
Filter op de kolom 'Wg' of 'Werkgever':
In deze weergave worden alle loonmutaties getoond die ingevoerd zijn sinds begin van de vorige maand (om zo ook de mutaties bij 4-weken verloningen te kunnen tonen). Filter eventueel aanvullend op de kolom 'Toegevoegd op'.
Verlof- en verzuimmeldingen en declaraties (sinds vorige verloning)
Ga naar Startmenu HRM: Payroll / Overzicht / Overzicht nacalculatie, kies de weergave '3. Controle uur- en kostensoorten (sinds begin vorige maand)'.
Filter op de kolom 'Wg' of 'Werkgever':
Mutaties op vaste looncomponenten
Ga naar Startmenu HRM: Payroll / Overzicht / Payroll-regelingen beheren, kies de weergave 'Regelingen (4. Controle mutaties (sinds begin vorige maand)'.
Filter op de kolom 'Wg' of 'Werkgever':
Mutaties op NAW- en dienstverbandgegevens
Ga naar Startmenu HRM: Medewerker / Medewerker, en kies de weergave '2. Controle mutaties (sinds begin vorige maand)'. Filter op de kolom 'Wg' of 'Werkgever'.
Dit is een overzicht van medewerkers waarbij dienstverband- en/of NAW-gegevens gewijzigd is. Filter eventueel op de laatste drie datumvelden.
Wat er gewijzigd is, is hier niet te zien.
Via startmenu HRM: Payroll / Overzicht / Standenregister (of Standenregister jaaroverzicht). Kies de werkgever (eventueel de periodetabel) het jaartal en periodenummer van de periodes die met elkaar vergeleken moeten worden.
Kies vervolgens de looncomponenten die je wilt zien (bijvoorbeeld 'Salaris', 'Loonstrook: te betalen loon', 'Overwerk xxx%', etc.) en klik op de knop 'Voltooien'.
Als de eerste periode (in dit voorbeeld november 2022) goed was, dan moet verklaard kunnen worden waarom er een verschil is ten opzichte van de nieuwe maand (december 2022).
Ga naar startmenu HRM: Payroll / Aangifte cockpit, selecteer de (loonaangifte)regel voor de betreffende periode en kies de actieknop '1. Controleren'.
Als de regel (voorlopig) gecontroleerd is (dat kan even duren), dan kan je de regel openen door erop te dubbelklikken:
Via Startmenu HRM: Payroll / Overzicht / Journaalpostanalyse (of vanuit de salarisverwerkingscockpit, actieknop '5. Output', en dan Journaalpostanalyse). Kies achtereenvolgens voor de opties 'Journaalposten inclusief TWK gestart vanuit deze periode' en 'Per werkgever':
De grootboekrekening xxxx 'Tussenrekening lonen' moet cumulatief 0,00 zijn, en het liefst ook in de periode.
Als je dubbelklikt op een regel, dan wordt een weergave getoond met daarin alle looncomponenten per medewerker en bijbehorende bedragen.
Met een concept rapportenset wordt een 'set van rapporten' in het werkgeversportaal van Payroll Cloud klaar gezet ter beoordeling door de klant. Dit is een handmatige actie, omdat niet elke klant deze 'concepten' wenst te ontvangen.
In de salarisverwerkingscockpit (via Startmenu HRM: Payroll / Salarisverwerkingscockpit), selecteer de regel of regels waarvoor de concept rapportenset gegenereerd moet worden. Ket op dat alleen bij regels met de statuis 'Dichtgezet' de concepten worden gegenereerd. Kies daarna onder 'meer acties' de actie 'Rapportenset'. Profit genereerd nu per regel een rapportenset waarbij gekeken wordt naar de instellingen bij de werkgever, tabblad Rapportenset.
In het werkgeversportaal krijgt de gebruiker van de klant met de rol 'Personeelsadministratie (incl./excl. verlof en verzuim)' onderstaande 'taak'. Deze gebruiker krijgt ook een e-mail.
De klant kan de concepten 'beoordelen' door deze te accorderen of af te keuren. In InSite krijgt elke interne gebruiker met de rol 'Loonadministratie klanten (Payroll Cloud)' de workflowtaak. Als de klant niet akkoord is met de concepten, dan moeten wijzigingen worden doorgevoerd en verwerkt, waarna een nieuw concept rapportenset gegenereerd kan worden. Als de klant akkoord is met de concepten, dan kan de salarisverwerking geaccordeerd worden.
Ga naar de salarisverwerkingscockpit (via startmenu HRM: Payroll / Salarisverwerkingscockpit).
Naast elke regel met de status 'Dichtgezet', is er ook een regel met de status 'Verschillen na dichtzetten'. Voordat de periode geaccordeerd kan worden moet gecontroleerd worden of de regels met de status 'Verschillen na dichtzetten' leeg zijn. Als de regels niet leeg zijn dan zijn er mutaties ingevoerd na het dichtzetten die nog niet gecontroleerd zijn. De resultaten van deze mutaties moeten verwerkt worden. Daarna heb je de mogelijkheid om de resultaten van deze mutaties mee te nemen in de actuele periode, of te laten staan voor de volgende periode.
Meer hierover staat in onderstaand artikel in de online help van AFAS:
https://help.afas.nl/help/NL/SE/Pay_Proces_Close.htm
Als alle regels met de status 'Verschillen na dichtzetten' zijn gecontroleerd en verwerkt, selecteer dan alle regels met de status 'Dichtgezet' en kies voor de actieknop '3. accordeen'.
In het werkgeversportaal krijgt de gebruiker van de klant met de rol 'Personeelsadministratie (incl./excl. verlof en verzuim)' of met de rol 'Financiële administratie' een 'taak' voor de betalingen en een 'taak' voor de journaalposten. De gebruiker krijgt ook een e-mail.
Afhankelijk van de ingestelde rapportenset (in de eigenschappen van de werkgever, tabblad 'Rapportenset') krijgt de klant losse dossieritems voor loonstroken, betalingen, journaalpost en/of verzamelloonstaat. Deze items kan de klant terugvinden in het werkgeversportaal van Payroll Cloud, onder 'Salarisverwerking' en dan het overzicht 'Vorige perioden' en dan doorklikken op de laatste periode (bovenaan de lijst).
Het proces van de loonaangifte vind volledig in Profit (Windows) plaats via Startmenu HRM: payroll / Aangiftecockpit.
In onderstaand artikel (onderaan) in de online help van AFAS is de werkwijze rond de loonnaangifte en pensioenaangifte beschreven:
https://help.afas.nl/help/NL/SE/Pay_Taxes.htm
Voor het controleren van de definitieve versie van de loonaangifte selecteer je, in de aangiftecockpit, de juiste aangifteregel(s) en kies de actieknop '1. Controleren'. Als de technische controle klaar is (deze wordt vanuit de 'wachtrij' uitgevoerd en daar kan enige tijd overheen gaan), kan de inhoud van de loonaangifte bekeken worden door op de regel te dubbelklikken.
Als de loonaangifteregels gecontroleerd zijn en inhoudelijk nagekeken zijn, dan kunnen de aangiften worden 'klaargezet'.
Selecteer de regels die klaargezet moeten worden en kies de actieknop '2. Klaarzetten':
Zodra de loonaangifte is klaargezet, genereert Profit automatisch een nieuw rapportenset met daarin een betaalbestand en een betalingsrapport voor de loonaangifte. In het werkgeversportaal krijgt de gebruiker van de klant met de rol 'Personeelsadministratie (incl./excl. verlof en verzuim)' of met de rol 'Financiële administratie' een 'taak' voor de afhandeling van de betaling. ook krijgen zij een e-mail.
Let op: Werkgevers waarbij op tabblad 'Bankrekening' géén bankrekening opgegeven is krijgen niets (ook geen betalingsoverzicht en ook geen herrinering!).